当Outlook与Microsoft Exchange Server结合使用时，可以将其设置为脱机使用Exchange邮箱。届时，Outlook将在Exchange服务器上生成您的邮箱的精确副本脱机文件夹，并将其存储在本地文件中，该文件称为脱机文件夹文件并具有.ost文件扩展名。OST是“离线存储表”的缩写。
在脱机工作时，您可以使用脱机文件夹完成所有操作，就好像它是服务器上的邮箱一样。例如，您可以发送实际放在脱机发件箱中的电子邮件，也可以从其他在线邮箱接收新消息，并且可以根据需要更改电子邮件和其他项目。但是，在您再次连接到网络并将脱机文件夹与服务器同步之前，所有这些更改都不会反映到Exchange服务器上的邮箱。
在同步过程中，Outlook将通过网络连接到Exchange服务器，复制所做的所有更改，以便脱机文件夹将再次与邮箱相同。您可以选择仅同步特定文件夹、一组文件夹或所有文件夹。将使用一个日志文件记录关于同步的所有重要信息，以供以后参考。
从Outlook 2003开始，微软引入了缓存交换模式，这实际上是原始离线文件夹的改进版本。它的特点是更高效的同步机制和更方便的离线操作。
离线文件夹或缓存交换模式有几个优点:
- 使您即使在没有可用网络连接的情况下也可以使用Exchange邮箱。
- 当Exchange服务器上发生灾难时，例如服务器崩溃、服务器数据库损坏等，本地计算机上的脱机文件夹文件仍然包含Exchange邮箱的副本，以及一些脱机更新。那时，你就可以利用了DataNumen Exchange Recovery通过扫描和处理本地脱机文件夹文件中的数据来恢复Exchange邮箱中的大部分内容。
脱机文件夹(.ost)文件，例如Outlook个人文件夹(.pst)文件，通常位于预定义文件夹中。
对于Windows 95、98和ME，文件夹为:
C: WindowsApplication DataMicrosoftOutlook
或
C:WindowsProfilesuser name localsettings应用数据microsoftoutlook
对于Windows NT, 2000, XP和2003服务器，文件夹为:
C:Documents and settings用户名本地设置应用数据microsoftoutlook
或
C:文档和设置用户名应用程序数据microsoftoutlook
对于Windows XP，文件夹为:
C: Usersuser nameAppDataLocalMicrosoftOutlook
或
C:Documents and settings用户名本地设置应用数据microsoftoutlook
对于Windows Vista，文件夹是:
C:用户用户名localsettings应用数据microsoftoutlook
对于Windows 7，文件夹为:
C: UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlook
你也可以搜索文件“*”。Ost”在您的本地计算机中查找文件的位置。
OST文件是Exchange邮箱的本地副本，其中包含所有最重要的个人通信数据和信息，包括电子邮件、文件夹、邮件、约会、会议请求、联系人、分发列表、任务、任务请求、日志、笔记等。当你有您的邮箱或脱机文件夹的各种问题例如，Exchange服务器崩溃或您无法与服务器同步脱机更新，我们强烈建议您使用DataNumen Exchange Recovery恢复其中的所有数据。
Microsoft Outlook 2002和更早的版本使用旧的OST文件格式，文件大小限制为2GB。当OST文件达到或超过2GB时就会损坏．您可以使用DataNumen Exchange Recovery扫描超大的OST文件和将其转换为Outlook 2003格式的PST文件，该格式没有2GB的文件大小限制,或把它分成几个小于2GB的PST文件如果你没有安装Outlook 2003或更高版本。