PDF文件为想要共享信息的文件创建者和最终查看该文件的用户提供了许多好处。事实上，现在在互联网上共享的大多数文件都是PDF文件格式。因此，对于用户来说，了解如何使PDF文件对用户友好，以便人们可以快速找到他们正在寻找的信息是很重要的。
便携式文档格式或PDF文件格式的最大优点之一是，人们可以与用户共享文档，而不必担心所使用的平台、硬件或软件的类型。PDF文件在所有平台上都是一样的，是传递高质量数字内容(如产品信息或小册子)的好方法。对于内容开发者来说，PDF只允许授权用户复制、编辑或打印文档。此外，PDF文件也比其他文件格式更安全，是为数不多的甚至可以作为法庭证据的文件之一。建立一个定期进行PDF备份的系统是很容易的，这样就可以修复偶尔损坏的PDF文件。
另一方面，如果PDF文档很大，它们不仅需要很长时间加载，而且用户会发现在文档中导航相当困难。PDF压缩技术试图确保文件大小尽可能小，它是最轻的格式之一。对于一个大型PDF文档的大小，人们无能为力。另一方面，通过理解PDF的一些更强大的功能，可以使文档更容易导航，从而使其更加用户友好。可以修复PDF文件，以便将它们从静态文档转换为交互式文档，允许用户快速找到他们正在寻找的信息。让我们看看PDF实现这一点的不同方式。
PDF文件格式允许您创建一个目录和一个超链接的索引，以便您可以轻松地访问包含信息的特定页面。类似地，甚至可以直接从文档中放置到Web的链接。通过创建书签，读者可以一目了然地知道文档包含什么内容，并轻松地浏览冗长的文档。adobeacrobat还允许内容开发人员添加授权用户可以填写和保存的按钮或填写表单。此外，虽然编辑或修改PDF文件可能需要完整版本的adobeacrobat，但仅查看或打印文件所需的软件adobeacrobatreader是免费的。
拥有完整版本的adobeacrobat有很多优势。例如，PDFMaker是一个宏，它与完整版的adobeacrobat一起安装，并允许您将Microsoft Office的任何文件保存为PDF版本。不仅如此，基于标题的层次结构，PDFMaker可以通过自动生成帮助用户的书签来修复PDF文件。
因此，PDF文件不仅易于使用和管理，而且通过使用专门的工具，可以确保这些文件中的数据永远不会丢失。DataNumen PDF Repair等软件开发用于扫描和恢复高度损坏的PDF文件中的数据，适用于所有版本的PDF文件。