虽然备份Microsoft Outlook用来存储所有相关数据的PST文件是个好主意，但随着时间的推移，备份该文件的时间可能会越来越长。我们将研究如何通过归档旧数据和只备份最需要的数据来加快整个过程。
最常用的电子邮件客户端之一无疑是Microsoft Outlook应用程序，它用来存储所有重要Outlook数据的文件格式是个人文件夹文件或PST文件。如果您不仅将Outlook用作电子邮件客户端，还将其用作个人管理软件，那么您可以确定有关约会、联系人列表、任务、笔记和日志条目的所有数据都再次存储在PST文件中。因此，PST文件被视为非常有价值的文件就不足为奇了，因为它们存储了重要且通常是机密的用户信息。重要的是要知道如何保护PST文件中存储的这些信息，并在出现任何问题时执行PST修复。
大多数用户可能没有意识到备份Outlook数据是如此重要。毕竟，你每天都在使用Outlook，收发电子邮件、预约、添加联系人、记笔记和做更多的事情。不难想象，PST文件几乎每天都在很大程度上更新。因此，如果不是像一些专家建议的那样每天备份一次，那么至少每周备份一次PST文件是至关重要的。只有这样，您才能确保即使您的主PST文件被损坏，并且您必须使用备份文件进行PST修复，也不会丢失任何重要数据。
然而，不难想象，由于PST文件中存储了如此多的消息、约会和其他信息，该文件很快就会变得非常大。备份将花费越来越长的时间，要么阻止你做任何其他工作，要么至少会减慢你的速度。对于这种情况，最好的替代方案是将邮件、过去的约会、笔记和其他不立即需要的数据存档。这个存档(也存储为PST文件)可以每周备份一次，而包含所有当前数据的主PST文件可以更定期地备份一次。
归档数据不仅有助于减小PST文件的大小，使备份速度更快，而且还消除了PST文件达到某些Outlook版本的2gb限制的可能性。一旦PST文件达到2gb的限制，它几乎会立即被损坏，只有来自DataNumen的DataNumen Outlook Repair等高级工具可以帮助执行PST修复。这个工具可以处理相当重的PST文件，并将帮助恢复所有数据，包括邮件消息、约会、联系人、笔记、任务等。
通过将所有旧Outlook数据归档并保持PST文件大小为最佳，不仅可以提高Outlook应用程序的性能，而且可以保护存储在PST文件中的电子邮件数据。